Conseils pour une modération réussie

Les modérateur·rice·s sont chargé·e·s de veiller à ce que toutes les interventions soient clairement présentées et d’assurer un déroulement structuré des discussions.

Lors des réunions, formations et conférences, les points de vue divergents font souvent l’objet de débats animés. Afin que ces processus de dynamique de groupe se déroulent avec succès et de manière ciblée, il est indispensable de mener les échanges avec précision.

En effet, une technique de modération qui intègre de manière active toutes les personnes présentes favorise leur implication, car leur attention est fortement sollicitée. Alors que les participant·e·s expriment leurs idées, la personne chargée de la modération structure de façon claire ces interventions.

Le programme de modération FRANKEN met à disposition les outils professionnels nécessaires pour mettre en œuvre ces approches avec succès.

Dans les entreprises et les institutions, la faculté à communiquer efficacement prend de plus en plus d’importance. Une communication orale de qualité est un aspect essentiel du monde entrepreneurial, caractérisé par ses hiérarchies horizontales, ses coopérations et réseaux intersectoriels ainsi que par le travail en équipe. Dans cet environnement, il est important que les personnes soient capables d’agir sans instructions directes.

Avant de commencer toute modération, il est conseillé de s’assurer qu’il y a suffisamment de cartes et d’épingles pour tout le monde. Pour conserver vos travaux, il suffit de fixer les cartes épinglées avec de la colle ou du ruban adhésif. Un autre conseil: afin d’être toujours parfaitement équipé·e, remplacez le matériel de modération usagé (y compris les feuilles et les gommettes adhésives) immédiatement après chaque réunion.

Toute personne chargée de faire une présentation, modérateur·rice ou participant·e, doit se montrer sous leur meilleur jour: lorsque cette personne présente un poster à son public, elle doit penser à lui faire face et non à lui tourner le dos. Il est essentiel de veiller à ce que ce qui est présenté est en accord avec le contenu du poster. Pour ce faire, il suffit de lire mot pour mot les textes figurant sur les cartes. Les participants pourront alors se concentrer sur le sens des propos tenus sans être distraits par des énoncés oraux divergents.

Il est plus facile pour les auditeurs de suivre attentivement l’exposé lorsqu’on s’adresse explicitement à eux: la personne qui tient la parole pose sa main sur la carte qu’elle est en train d’expliciter; cela synchronise l’expérience visuelle et auditive. L’orientation visuelle est cruciale pour capter l’attention et contribue à une meilleure mémorisation des informations. Des pauses et des commentaires ciblés facilitent l’assimilation des propos.

La lisibilité à une distance de six à huit mètres est un critère déterminant lors d’une présentation. C’est pourquoi il est recommandé de choisir une police aussi grande et grasse que possible. Pour s’assurer une bonne visibilité, il est conseillé de ne pas écrire exclusivement en majuscule, les mots longs se lisent mal à distance. En revanche, les lettres doivent être accolées les unes aux autres (écriture cursive).

Voici quelques conseils utiles:

• chaque message doit être rédigé sur une carte distincte. S’il n’y a pas assez de place sur une carte pour une idée, cette dernière peut être divisée: l’affirmation principale figurant sur une carte rectangulaire, et l’information complémentaire sur une carte ovale. Afin d’éviter les interprétations suscitées par les mots-clés qui, utilisés seuls ne fournissent que des informations limitées, il est préférable, d‘utiliser des demi-phrases avec un verbe. Leur contenu plus dense nécessite une formulation concise qui permet d’exprimer avec précision la teneur du message. Par exemple, un mot-clé comme «coûts» sur une carte est vague. En revanche, en écrivant «les coûts sont disproportionnés par rapport aux bénéfices» est beaucoup plus explicite, alors que la phrase «les coûts dépassent notre budget» suggère autre chose.


• les cartes aux contenus similaires doivent être regroupées en «blocs» ou «clusters». Il faut alors choisir un titre représentatif du contenu du cluster qui sera écrit, également en une demi-phrase, sur une carte ronde. Il convient de laisser suffisamment d’espace libre entre les clusters afin de créer des délimitations distinctes et de faciliter l’insertion ultérieure de cartes. Pour une présentation claire, il est préférable de ne pas placer plus de deux douzaines de cartes cartes au total sur le support de modération.


• les traits encadrant un cluster et les lignes les reliant entre eux ne sont tracés sur le papier qu’une fois que les cartes ont trouvé leur disposition finale. Cette visualisation permet aux participants de mieux suivre la discussion. Toutefois, afin de ne pas détourner leur attention avec un trop plein de couleurs, de formes et de symboles, il faut veiller à utiliser les éléments de visualisation avec parcimonie.

Les accessoires

Afin que tout un chacun puisse visualiser correctement les pensées et les arguments des participant·e·s, les accessoires adéquats s’imposent.

En voici la liste:

• des tableaux d’animation sur lesquels sont suspendues les feuilles grand format correspondantes. Les éléments pertinents des interventions sont écrits à l’aide de marqueurs sur des cartes qui seront ensuite épinglées sur le support. Il est facile par la suite d’agencer la disposition des cartes pour les regrouper en fonction des contenus similaires (clusters) ou des associations d’idées. Pour optimiser la visualisation, il est également possible d’utiliser des gommettes adhésives.
  


• quatre à six tableaux de modération sont en général nécessaires pour un groupe de neuf à douze participant·e·s. Les grandes feuilles sont fabriquées à partir de papier d'emballages brun clair et mesurent 140 cm de haut et 110 cm de large. Avant de commencer la réunion, ne pas oublier de planter des épingles dans le bord supérieur de 4 cm qui reste lorsque l’on tend les feuilles sur le tableau. Elles sont alors à portée de main à tout moment.
  


• Les cartes rectangulaires de 9,5 × 20,5 cm sont utilisées pour les arguments individuels et les éléments pertinents des interventions. Avec les feutres plus fins, il est possible d’écrire jusqu’à trois lignes ou sept mots sur une carte. Il est recommandé d’avoir à disposition des cartes rectangulaires de trois couleurs différentes afin de pouvoir illustrer différentes thématiques. Par exemple, les idées et les arguments positifs peuvent être notés sur des cartes vert clair, les objections et les points faibles sur des cartes rouges et les alternatives ainsi que les mesures à prendre sur des cartes jaunes. Les remarques ou objections à un argument figurant sur une carte rectangulaire sont notées sur des cartes ovales blanches. Les cartes rondes blanches, d’un diamètre de 14 cm, conviennent pour les titres des groupes de cartes.
  


• les gommettes adhésives sont pratiques pour améliorer l’agencement des interventions. Il est utile d'en avoir de deux couleurs et de deux formes différentes à disposition afin de différencier les opinions des participant·e·s.
  


• les épingles à tête servent àutilisées comme des épingles à fixer les grandes feuilles de papier sur les tableaux de modération et à placer temporairement les cartes écrites.
  


• Vous pouvez ensuite les coller à l’aide d'un bâton de colle ou d’un morceau de ruban adhésif. Cela suffit pour les détacher facilement si nécessaire, sans endommager le papier.