Archives de bureau: guide sur les droits et les obligations

Qu’entend-on par «archivage»?

Avec les différentes lois et prescriptions, il semble tout sauf facile d’y voir clair au premier abord. Ce guide vous explique quelles sont les principales prescriptions à respecter pour archiver correctement vos documents. Le terme archivage vient du latin «archivum», qui fut utilisé régulièrement dans le langage administratif général à partir du XVe siècle. Les bâtiments utilisés dans la Grèce antique pour conserver les vieux documents étaient en outre appelés «archeion». Tandis qu’à cette époque, il était question de l’archivage et de la préservation des rouleaux de papier et écrits physiques, cette thématique se réfère de plus en plus à la sauvegarde et à la conservation des informations numériques de nos jours.

Pourquoi il est important de bien archiver ses documents

Lors de l’archivage, les informations sont conservées de sorte à pouvoir être consultées et exploitées ultérieurement. Il est important pour chaque entreprise, organisation ou administration de prendre des mesures d’archivage des documents conformes au droit, pour ainsi répondre aux exigences légales et juridiques.

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez organiser et archiver vos documents:

• les dossiers bien classés permettent aux collaborateurs de trouver plus facilement les documents nécessaires et ainsi de ne pas perdre de temps à fouiller dans des piles de papiers mal rangés.

• en cas d’éventuel contrôle des autorités de surveillance et de poursuite, un archivage soigné des documents permet de prouver que toutes les procédures ont bien été respectées durant chaque phase.

• es délais de conservation des documents varient en fonction du type de document. Lorsque les directives correspondantes ne sont pas respectées, des peines telles que des amendes peuvent être prononcées ou des plaintes peuvent être déposées au pénal.

Conseils pour bien conserver vos documents

• Créez des dossiers avec des inscriptions claires pour savoir par la suite où se trouvent les informations au besoin. En savoir plus dans notre article sur "Le bon système de classement: un bureau bien rangé plutôt qu’à ranger".

• Ne laissez jamais traîner des informations sensibles sans surveillance dans votre bureau, car cela peut être à l’origine d’accès non autorisés ou de pertes de données.

Mais alors, comment maintenir l’ordre et la sécurité? La première étape consiste à savoir quels dossiers doivent être conservés sur quelle période, la deuxième à établir un système vous permettant de retrouver facilement les documents au besoin. Ces questions sont avant tout réglées dans le Code des obligations (CO) et l’ordonnance concernant la tenue et la conservation des de comptes (Olico).

Voici une vue d’ensemble des documents concernés et des prescriptions juridiques correspondantes.

Pratiques éprouvées en matière de protection des données et sécurité des accès

La liste suivante indique les différents points à considérer pour assurer réellement la sécurité des données ainsi qu’éviter les accès non autorisés.

Confidentialité

• Seules les personnes autorisées ont accès aux données
• Contrôle des utilisateurs
• Contrôle des accès
• Contrôle des consultations

Disponibilité et intégrité

• Sécurité du système
• Intégrité des données (exactitude, exhaustivité et cohérence des données)
• Récupération
• Contrôle des mémoires
• Contrôle des supports de données

Preuve et traçabilité

• Contrôle des saisies
• Contrôle des communications
• Contrôle des corrections

Le respect des exigences juridiques et des délais de conservation non seulement garantit l’observation des prescriptions légales, mais renforce aussi la confiance accordée par les clients et les partenaires. Suivre la liste ci-dessus permet aux entreprises à la fois de se protéger contre les conséquences d’ordre juridique et de gagner considérablement en efficacité grâce à une gestion documentaire bien ordonnée. L’archivage au sein du bureau ne se résume finalement pas qu’à la simple conservation des dossiers, mais est la clé de la sécurité à long terme, de la transparence et d’une bonne gestion de l’entreprise.