Le bon système de classement: un bureau bien rangé plutôt qu’à ranger

Les trois points suivants montrent brièvement pourquoi le rangement tient un rôle si élémentaire:

• Productivité et gain de temps:
  
  Un rangement bien organisé garantit un accès rapide et direct aux informations, réduisant ainsi le nombre d’étapes intermédiaires inutiles. Les processus de travail peuvent alors être conçus de manière plus efficace et productive. Les collaborateurs peuvent aussi effectuer leur travail à proprement parler, sans perdre de temps à chercher des informations mal classées ou tout simplement égarées.

• Transparence:
  
  Avec un meilleur rangement, toutes les informations sont facilement accessibles et triées de manière compréhensible. La collaboration s’en trouve facilitée et la transparence élevée à un niveau adéquat, puisque l’ensemble des membres de l’équipe peuvent sans difficulté accéder aux dossiers nécessaires et éventuellement les transmettre.

• Professionnalisme et conformité juridique:
  
  Outre l’impression de professionnalisme et les effets positifs, un bon système de rangement offre un autre avantage essentiel: le respect des directives de conservation et de gestion des documents importants. Ces prescriptions juridiques (p. ex. en matière de protection des données) occupent une place centrale dans toutes les entreprises.

Systèmes et méthodes

Il existe à peu près autant de systèmes de classement que de documents à ranger, ce qui ne simplifie pas nécessairement la recherche de la méthode adaptée à ses besoins. Malgré cela, chacun de ces systèmes suit sa propre logique. La partie qui suit vous aidera à élaborer votre propre système en tenant compte des principaux aspects.

Si vous partez réellement de zéro et n’identifiez actuellement pas de mode de classement, il est recommandé de commencer par définir clairement qui est responsable du nouveau mode de rangement. Ce qui peut sembler banal et simple de prime abord est en fait d’une importance élémentaire. En effet, lorsque trop de personnes décident ensemble de la façon de concevoir un nouveau système de rangement, cela se fait souvent aux dépens de l’uniformité et de la clarté de la structure. S’il est indispensable de considérer les besoins du service pris à part, il est aussi nécessaire de désigner une personne chargée de prendre les décisions et de gérer le nouveau système de rangement.

Chaque mode de rangement repose sur la question du critère. Sur la base de quelles informations le classement doit-il s’effectuer? Il n’y a pas ici de bonne ou mauvaise réponse tant que les documents sont à la fin toujours classés selon la même référence. Le système de rangement peut notamment se baser sur les trois informations suivantes:

• Nom des clients, des fournisseurs
• Nom des projets, des produits ou des services
• Type de document (bulletins de livraison, factures...)

Ce marquage doit toujours suivre impérativement le même ordre, surtout lorsque la dénomination comporte plusieurs informations (p. ex. client, projet, date). La dénomination doit rester la plus courte et la plus concise possible, cela permet notamment d’obtenir une vue d’ensemble instantanée du rangement et d’effectuer plus rapidement le classement, ussi quand le temps presse. Il est aussi intéressant de réfléchir dès le début à la finalité du nouveau système. À quelle fréquence le classement en question est-il utilisé? S’agit-il de répartir rapidement les différents documents en interne? Faut-il créer un rangement précis auquel il est possible de recourir lorsque le temps presse? Faut-il constituer de nouvelles archives pour répondre aux prescriptions juridiques?