Microsoft 365 mit Copilot: Das bringt’s dir

Microsoft 365 Copilot

Seit dem Release von Microsoft 365 mit Copilot vor rund neun Monaten hat sich einiges getan. Die Redmonder gehen Schritt für Schritt in eine intelligentere Zukunft und möchten unser aller Leben vereinfachen. So jedenfalls in der Theorie, doch wie sieht es in der Praxis aus? In meinem Copilot Hands-on vom letzten April sah ich durchaus erste Anwendungsfälle und Potential, aber auch ein paar Dinge, die noch eher an einen Beta-Test erinnerten. Neue Version, neues Glück? Sehen wir es uns an.

Microsoft 365 – Was ist aus Office geworden?

Microsoft Office hat im Laufe der Jahre eine ordentliche Entwicklung durchgemacht und ist seit einiger Zeit als Microsoft 365 mit vielen neuen Features und Tools am Start. Das klassische Office 2024 als Einmalkauf gibt es mit den Standardfunktionalitäten nach wie vor zu haben, doch Microsoft möchte uns zunehmend die Microsoft 365-Variante schmackhaft machen. Das Ziel? Den Alltag der Nutzer*innen auf ein neues Level heben. Neben den altbekannten Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und PowerPoint bietet Microsoft 365 nun auch richtig moderne Funktionen wie die integrierte künstliche Intelligenz mit Namen Copilot. Die macht das Arbeiten viel angenehmer und vor allem speditiver. Obendrauf gibt's noch Cloudspeicher bei OneDrive – praktisch, oder?

Ein wesentlicher Bestandteil der neuen Version ist der viel und eben genannte Copilot. Diese Funktion nutzt künstliche Intelligenz, um bei der Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Präsentationen und E-Mails zu assistieren. Die Microsoft-KI kann Ideen in professionell gestaltete Entwürfe umwandeln, Vorschläge für kreative Inhalte machen und sogar persönliche Projekte wie Fitnesspläne unterstützen. Du kannst hier also etwas «heavy lifting» abgeben.

M365 Copilot 101

Wichtig zu wissen ist, dass es in den M365-Apps jeweils zwei Copilot Instanzen gibt. Zum einen den Schreibassistent im Dokument selbst, zum anderen den, ich nenne es mal Recherche-Assistent, in der Sidebar rechts.

Der Schreibassistent kann Änderungen am Dokument vornehmen aufgrund von User-Inputs, also deinen Prompts. Wenn ich beispielsweise einen Blog schreibe und aus dem Schreibfluss gerate, markiere ich in der Regel den entsprechenden Abschnitt und bitte Copilot mittels Tastenkombination «ALT + I» das Thema weiter auszuführen und in Zusammenhang mit Punkt XY zu bringen. Wenige Sekunden später generiert mir die KI ein bis zwei Absätze Text, die mich wieder inspirieren und das Schreiben enorm erleichtern.

Der Recherche-Assistent hilft bei allen anderen Belangen. Ob ich ein Synonym suche oder eine Information benötige. Ich kann direkt Copilot in der Seitenleiste fragen und brauche nicht ins Browserfenster zu wechseln, um die Info zu Googlen. Das hilft mir persönlich enorm, die Konzentration zu halten, denn ich bleibe fokussiert am Text und sehe nicht noch drei Werbeanzeigen, die ersten fünf Ergebnisse der Bildsuche und das Extrakt des Wikipedia Artikels.

Outlook: Der Ton macht die Musik

Vermutlich haben wir alle schon mal im Eifer des Gefechts ein emotionales Mail im Affekt verfasst und versendet – um es schon kurz darauf wieder zu bereuen. Ruhig Blut zu bewahren ist ein guter Ratschlag allemal, doch den Cursor aufs Copilot Icon gezielt, kann ein gepflegter Umgang mit nur einem Klick bewahrt werden, auch wenn du selbst noch auf 180 bist.

E-Mails: Too long; didn’t read

Diese Ausrede gibt es ab jetzt nicht mehr, denn Copilot fasst jedes Mail auf Deutsch zusammen, auch wenn es beispielsweise auf Englisch geschrieben wurde. Ein Klick, ein paar Key Takeaways, also die wichtigsten Punkte der Nachricht aufgelistet und schon bist du up-to-date. Funktioniert auch in Word und PowerPoint.

Copilot in Word

Am Anfang war das Blatt, dann kam der Prompt. Und der Mensch darf sich um die schönen Details kümmern, feilen und spielen. Fertig mit dem Ersinnen der Grundstruktur, das Aktualisieren des Inhaltsverzeichnisses und wo war noch gleich die Option mit der Fusszeile? Du bist weiterhin am Steuer, aber das Ding heisst nicht umsonst Copilot. Erneut ist der Kreativität keine Grenzen gesetzt: Ob ein Bewerbungsschreiben, eine Beschwerde beim Vermieter oder eine humoristische Hommage auf das Geburtstagskind: Copilot kann bei allem helfen.

Copilot in PowerPoint

Ein paar Slides sagen mehr als tausend Worte. Beim Erstellen von neuen Präsentationen ist Copilot eine grosse Hilfe und Microsoft spendierte dem schlauen Assistenten einige nette neue Features. So erstellt es nicht mehr direkt eine Präsentation, sondern es wird zuerst die Gliederung mit Themen und Unterthemen generiert, auf welche du nochmals Einfluss nehmen kannst, bevor es dann an die eigentliche Generierung der Slides geht.

Also habe ich das sogleich ausprobiert und das smarte PowerPoint gebeten, mir eine kleine Präsi zum Thema Gaming-Trends in mehreren Kontexten zu erstellen. Die vorgeschlagene Gliederung lässt sich anpassen und neue Folien einfügen, die wiederum gepromptet werden können. Allerdings habe ich es nicht hingekriegt, dass ich aus bestehenden Dateien eine PPTX-Datei generieren konnte. Es könnte an mir liegen, oder an Copilot – ich masse mir kein abschliessendes Urteil an. Dürfte sich um eine Frage der Zeit handeln.

Sieh dir hier das unbearbeitete Ergebnis dieses relativ simplen Prompts an.

Copilot in Excel

Wie schon im ersten Bericht festgestellt, empfinde ich Copilot in Excel nach wie vor als eher unbrauchbar. Eine leere Arbeitsmappe etwa für einen Arbeitsplan oder ein Budget zu prompten war mir nicht möglich. Immerhin kann es im Bezug auf Analyse und Insights ein bisschen mehr.

Microsoft Designer

Mit den coolen Features, Vorlagen und KI-Tools von Microsoft Designer kannst du auch ohne Vorkenntnisse jedes erdenkliche Sujet in einem beliebigen Stil generieren lassen. Es gibt nur zwei Einschränkungen: Deine Fantasie und der Content-Filter von Microsoft. Erstelle einfach witzige Bilder, die im Gruppenchat für Lacher sorgen oder hebe deine nächste Insta-Story auf ein höheres handwerkliches Niveau.

Prompts richtig verfassen

Die KI ist nur so gut wie die menschliche Eingabe. Je spezifischer und konkreter ein Prompt, also die Anweisung, ist, desto eher kommt etwas Brauchbares raus. Der Grundsatz “Shit In = Shit Out” trifft also auch hier zu – vermutlich noch mehr als anderswo. Wie überall macht auch hier Übung den Meister. Als Grundgerüst für die ersten Prompts und deren Verfeinerung kannst du folgendes Schema verwenden:

• Formuliere eine klare und präzise Frage oder Anweisung, was du von dem Tool erwartest.
• Gib so viel Kontext wie möglich an, um das Tool zu orientieren und zu inspirieren.
• Wenn du eine bestimmte Formatierung oder Struktur wünschst, gib dies ebenfalls an.
• Überprüfe das Ergebnis des Tools und passe den Prompt gegebenenfalls an.

Beispiel: [Ziel] Schreibe einen Blogpost über die besten Tipps für effektives Homeoffice. [Kontext] Der Blogpost soll für Angestellte geschrieben werden, die seit der Pandemie zumindest teilweise von zu Hause arbeiten. Er soll praktische Ratschläge geben, wie man seine Produktivität, Motivation und Gesundheit erhält, während man im Homeoffice ist. [Format] Der Blogpost soll in Markdown geschrieben werden, mit einer Überschrift, einer kurzen Einleitung, drei bis fünf Unterabschnitten mit jeweils einem Tipp und einem abschliessenden Fazit.
Das Ergebnis prüfen und den Prompt optimieren, wiederholen, bis das Ergebnis passt.

Es ist wichtig, zwischen Frage und Anweisung zu unterscheiden. "Wie kann ich folgenden Text abwechslungsreicher gestalten?" gibt als Ergebnis eher Tipps, Beispiele und Inspiration, während "Mache diesen Text abwechslungsreicher" als Resultat einen reformulierten Text ausgibt.

Fazit

M365 Copilot für private Anwendungen zeigt sich als äusserst nützlich, besonders in Word und Outlook, wo es Texte effizienter und intuitiver gestalten lässt – und so manches Stocken im Schreibfluss der Vergangenheit angehört. In PowerPoint sind deutliche Fortschritte erkennbar, die vor allem auch umfangreichere Präsentationen stark vereinfacht – sei es beim Erstellen oder Zusammenfassen von Präsis, die du erhältst. Lediglich in Excel bleibt noch Verbesserungspotenzial, doch da dieses Programm in den meisten privaten Anwendungen eher eine untergeordnete Rolle spielt, fällt dieser Nachteil kaum ins Gewicht. Beziehungsweise die privaten Daten-Nerds dürften dazu neigen, ihre Datenschätze nach eigenem Gusto zu organisieren. Wobei Copilot hier durchaus Muster in Daten erkennen kann, die du womöglich noch nicht bemerkt hast.