Comment établir des Swiss QR-factures

L’ancien bulletin de versement a fait son temps. A partir du 1er octobre 2022, les factures ne peuvent plus être envoyées en Suisse que sous la forme de QR-factures Swiss avec le motif intelligent à blocs. De nombreuses entreprises sont déjà passées à ce système depuis un certain temps, et vous avez donc certainement déjà reçu et payé avec succès l’une ou l’autre QR facture. Vous trouverez à ce sujet des conseils et des indications supplémentaires dans notre guide.

Mais que faire si vous devez établir vous-même une facture ? Peu de temps encore avant le passage au nouveau système, de nombreux anciens bulletins de versement BVR sont encore en circulation. Le changement semble donc poser encore quelques problèmes à certaines personnes.

Si c’est le cas pour vous : ne vous inquiétez pas. La création d’une facture QR est certes un peu plus compliquée, mais pas du tout sorcier. Nous expliquons comment cela fonctionne.

Mise à niveau des logiciels

Les entreprises, les organisations à but non lucratif et les associations utilisent généralement un logiciel de comptabilité ou un ERP pour l’impression des factures. Il peut s’agir soit d’un programme installé localement, soit d’un service implanté dans le cloud, c’est-à-dire utilisable via un navigateur web. Si la solution logicielle que vous utilisez ne prend pas encore en charge les QR-factures, une mise à niveau (souvent payante) s’impose.

Renseignez-vous à ce sujet auprès de votre fournisseur. Sur paymentstandards.ch, vous trouverez une liste de produits logiciels qui, selon les déclarations des entreprises, sont prêts pour les QR-factures. Attention : La liste est certes longue, mais elle n’est pas exhaustive ! Il manque par exemple Webling.ch, la célèbre plateforme de gestion des associations et des fédérations, ou encore kastanio.ch, une application web originaire de Flums/GR pour les associations et les PME.

Et en tant qu’utilisateur privé ?

L’entreprise SIX a publié une liste de services en ligne gratuits qui permettent de générer des QR-factures individuelles. Nous avons fait des recherches pour vous.

Pour les factures individuelles, nous recommandons par exemple app.qr-invoice.cloud. L’outil en ligne est facile à utiliser et disponible en allemand, français, italien et anglais (Illustration 1).

Illustration 1 : bon pour les factures individuelles: le générateur de QR-factures sur app.qr-invoice.cloud

Sur koleo.ch, il existe (malheureusement uniquement en allemand) une option permettant de télécharger la partie QR de paiement sous forme d’image. Si vous l’utilisez dans sa taille originale, vous pouvez placer l’image dans la partie inférieure d’un fichier Word.

Le générateur de QR de postfinance.ch permet de passer de l’allemand au français, à l’italien et à l’anglais, et son utilisation ne nécessite pas de posséder un compte Postfinance; en revanche, pour la solution gratuite d’UBS, vous devez indiquer un compte UBS.

La solution prisée qr-rechnung.net d’Andreas Bilger est disponible sous forme de navigateur et d’appli Windows Store. Elle convient certes aussi pour les factures individuelles, mais elle montre ses points forts lors de la création de plusieurs factures à partir d’un tableau. Nous y reviendrons plus tard. Mais tout d’abord, nous vous expliquons les principales informations de base.

Bon à savoir sur les QR-factures

Vous devez connaître les informations suivantes avant de créer vos propres QR-factures.

Types de QR-factures

Il existe trois variantes de QR-factures.

• La « QR-facture avec QR-IBAN et QR-référence » remplace les anciens bulletins de versement orange et peut être utilisée par les entreprises, les associations et les clients privés.

Deux formats légèrement différents remplacent l’ancien bulletin de versement rouge :

• La « QR-facture avec IBAN sans référence » est la plus simple et peut être utilisée par les particuliers ou les petites associations. Pour ce faire, utilisez l’IBAN traditionnel.
• La « QR-facture avec IBAN et Creditor Reference (ISO 11649) » peut être utilisée par les entreprises, les particuliers et les associations. Ici aussi, vous utilisez l’IBAN « normal ».

QR-IBAN – Qu’est-ce que c’est ?

Chaque compte bancaire possède depuis longtemps un IBAN en plus du numéro de compte. L'IBAN QR s'en distingue par sa partie située au début. La partie finale qui s'ensuit (représentée ici avec des neuf) est, pour les deux, le numéro de compte proprement dit.

Exemple d’IBAN : CH26 0840 1099 9999 9999 9

Exemple de QR-IBAN : CH50 3013 2099 9999 9999 9

Vous pouvez déterminer votre QR-IBAN dans l’e-banking sous vos informations de compte. Votre banque doit vous donner accès à ces informations.

QR-référence

Elle correspond exactement à la référence BVR qui figurait sur le bulletin de versement orange dans le champ encadré au-dessus de l’adresse (avec le n° de référence) (Illustration 2). Elle est également structurée exactement de la même manière et se compose entre autres du numéro d’adhérent (facultatif), du numéro de client, du numéro de facture et d’un chiffre de contrôle. Elle simplifie la comptabilisation automatique de la facture dans un système de comptabilité – exactement comme c’était le cas jusqu’à présent avec le bulletin de versement orange.

Illustration 2 : l’ancien numéro de référence peut donc également être utilisé comme QR-référence pour les QR-factures avec QR-IBAN.

Creditor Reference (Référence du créancier)

Celle-ci est plus récente et basée sur la norme ISO 11649. Elle a le même objectif que la QR-référence, mais sa structure est différente et, contrairement à la QR-référence, elle est également utilisée dans le trafic international des paiements.

Créer plusieurs factures

qr-rechnung.net est une excellente solution en ligne gratuite pour établir plusieurs factures. Vous trouverez également l’appli gratuite sous le même nom dans le Windows Store.

Nous recommandons la procédure suivante : créez tout d’abord pour vous-même un fichier Excel contenant les informations relatives à la facture, c’est-à-dire les noms et adresses des destinataires des factures, les motifs de paiement (par ex. « cotisation annuelle 2023 ») et les montants (Illustration 3).

Illustration 3 : Le fichier Excel contenant les informations de facturation nécessaires

Sur le site qr-rechnung.net, cliquez sur « Générer à partir d’un tableau » ((FR: Générer à partir d’un tableau)). Vous trouverez un tableau avec des exemples de données. Si vous l’utilisez pour la première fois, cliquez sur le bouton XLSX ci-dessous pour télécharger une fois des exemples de données. Ouvrez maintenant le tableau téléchargé. Vous obtenez ainsi des titres de colonne corrects avec lesquels vous pouvez continuer à travailler. Vous trouverez une explication détaillée des titres de colonnes à partir de la page 28 dans ce PDF. Nous expliquons les plus importants dans le tableau ci-dessous.

Explication des principaux champs QR pour l’importation

Sources : paymentstandards.ch et qr-rechnung.net

Remplacez les données du tableau exemple téléchargé par vos propres données, que vous pouvez copier dans les colonnes correspondantes à partir de la liste Excel que vous avez préalablement créée. Veillez à ce que le format des cellules soit correct. Au début, les définitions correctes des champs sont un peu délicates. Elles doivent être comprises comme suit.

Structuré/combiné

Avez-vous des champs séparés pour la rue, le numéro de maison, le NPA et la localité pour vos propres données ou pour celles du destinataire de la facture ? Dans ce cas, définissez ensuite ces champs dans les colonnes de type d’adresse correspondantes avec S, c’est-à-dire dans les colonnes « Cdtr_AdrTp » ou « UltmtDbtr_AdrTp » – ou dans les deux, le cas échéant. S’il s’agit de données combinées (rue et numéro de maison dans un champ, NPA et localité dans le second), utilisez K.

Type de QR

Dans la colonne « RefTp », vous déterminez lequel des « types de QR-factures » vous utilisez. NON crée une simple « QR-facture avec IBAN sans référence ». Dans ce cas, vous devrez saisir votre IBAN habituel dans le champ IBAN et laisser le champ Ref vide. Avec le type QRR, vous utilisez plutôt votre QR-IBAN et inscrivez pour Ref la même référence BVR que vous auriez utilisée sur les bulletins de versement orange. Avec SCOR, vous utiliseriez la Creditor Reference utilisée au niveau international. Lorsque toutes les données sont saisies dans le tableau Excel, enregistrez et fermez le fichier.

Vous pouvez à présent revenir à « Générer à partir d’un tableau » sur qr-rechnung.net. Cliquez sur « Charger tableau ». Chargez le tableau Excel que vous avez rempli avec vos données. S’il y a des lignes avec des contenus contradictoires, l’outil les affiche avec un triangle rouge. Dans ce cas, vérifiez et corrigez les données dans votre fichier Excel, fermez ce dernier et chargez-le à nouveau. Est-ce que tout est correct et aucun triangle rouge n’apparaît ? Cliquez maintenant sur « Écrire facture » sur le site qr-rechnung.net (Illustration 5).

llustration 5 : le tableau est chargé, le bouton «Écrire facture» apparait tout en bas

Créer un document de facturation

Ne vous laissez pas perturber par les nombreux champs ! Les adaptations suivantes suffisent généralement : sous « En-tête », remplacez les numéros de téléphone et les adresses e-mail donnés en exemple par vos propres données. Laissez les autres champs tels quels. Défilez vers le bas jusqu’à « Contenu ». Sous « Facture », vous trouverez une formule d’appel et une formule de salutations. Remplacez cette partie par votre propre texte qui, dans l’idéal, devrait être applicable à tous les destinataires de factures. Ne vous préoccupez pas des autres champs. Ils seront remplis à l’étape suivante avec vos propres données issues du tableau téléchargé. Terminé ?

Alors, cliquez maintenant sur Créer des factures à partir d’un tableau. Sous « Télécharger plusieurs factures », vous avez deux possibilités. Si vous cliquez sur le lien PDF, vous obtenez un fichier PDF de plusieurs pages, avec une facture par page. Cette solution est adaptée si vous imprimez de toute façon toutes les factures et les envoyez par la poste. Certaines personnes doivent-elles recevoir la facture uniquement par e-mail ? Utilisez alors plutôt l’option ZIP. Vous obtiendrez ainsi un fichier zip contenant plusieurs fichiers PDF, un pour chaque destinataire de facture. Imprimez celles que vous souhaitez envoyer par la poste, envoyez les autres individuellement par e-mail (Illustration 6).

llustration 6 : terminé ! Les adresses ont également été correctement remplies à partir de notre tableau.

Papier perforé

Vous pouvez également envoyer les QR-factures au format PDF par e-mail. Si vous imprimez les factures, vous devez, selon une directive, utiliser un papier perforé adapté, dont la partie paiement et la partie réception peuvent être séparées, comme pour les anciens bulletins de versement. Vous trouverez ce type de papier dans notre boutique en ligne. Celui qui n’envoie une facture individuelle que toutes les années bissextiles ne se verra certainement pas la tête coupée si une paire de ciseaux s’avère nécessaire. Les personnes qui paient leur facture par e-banking n’ont de toute façon généralement pas besoin de la perforation.

Cet article a été réalisé en collaboration avec PCtipp.