Die passende Ablage: Ordnung halten statt Ordnung schaffen müssen

Folgende drei Punkte zeigen kurz und knapp auf, weshalb die Ablage eine so elementare Rolle einnimmt:

• Produktivität und Zeitersparnis:
  Eine gut organisierte Ablage stellt sicher, dass Informationen rasch und direkt gefunden werden können, und verringert somit unnötige Zwischenschritte. Dadurch können Arbeitsprozesse effizienter und produktiver gestaltet werden. Zudem können die Mitarbeitenden ihrer eigentlichen Arbeit nachgehen und verlieren nicht unnötig Zeit mit dem Suchen von falsch abgelegten oder verlorenen Informationen.

• Transparenz:
  Bei einer sauberen Einordnung sind alle Informationen leicht zugänglich und verständlich sortiert. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und stellt ein gesundes Mass an Transparenz sicher, da sämtliche Teammitglieder mühelos auf die benötigten Akten zurückgreifen und diese allenfalls weiterleiten können.

• Professionalität und Rechtskonformität:
  Nebst einem professionellen Eindruck und einer positiven Aussenwirkung bringt eine aufgeräumte Einordnung auch einen weiteren essenziellen Vorteil mit sich: den Richtlinien zur Aufbewahrung und Verwaltung wichtiger Dokumente wird so Folge geleistet. Diese rechtlichen Vorschriften (z.B. zur Einhaltung des Datenschutzes) sind für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung.

Systeme und Methoden

Es gibt ungefähr so viele verschiedene Ablagesysteme wie einzelne Dokumente, welche darin abzulegen sind. Dies macht die Suche nach dem für die eigenen Bedürfnisse passenden Ablagesystem nicht unbedingt einfacher. Trotzdem folgt jedes dieser Systeme einer gewissen Logik. Der folgende Abschnitt hilft Ihnen dabei, Ihr eigenes System zu entwickeln und auf die wichtigsten Aspekte zu achten.

Falls Sie tatsächlich auf Feld eins starten und auf keine aktuelle Einsortierung treffen, empfiehlt es sich als ersten Schritt, eine klare Verantwortlichkeit für die neue Ablage zu definieren. Was vielleicht im ersten Moment banal und simpel klingt, ist nichtsdestotrotz elementar wichtig. Denn falls zu viele Stimmen bei der Erstellung eines neuen Ablagesystems mitentscheiden, geht dies meist zu Lasten einer einheitlichen und klar geordneten Struktur. Unbedingt sollte auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilung Rücksicht genommen werden, jedoch braucht es eine Person, welche die Entscheidungskompetenz erhält und den Lead für das neue Ablagesystem übernimmt.

Eine Grundsatzfrage bei jeder Einordnung ist jene nach dem Bezug. Nach welchen Angaben sollte abgelegt werden? Hierbei gibt es keine richtige oder falsche Antwort, solange die Unterlagen schlussendlich stets nach dieser Referenz abgelegt werden. Die Ablage kann sich unter anderem nach folgenden drei Informationen orientieren:

• Name von Kunden, Lieferanten
• Name von Projekten, Produkten oder Dienstleistungen
• Dokumentenart wie Lieferscheine oder Rechnungen

Diese Kennzeichnung muss unbedingt immer dieselbe Reihenfolge enthalten, vor allem dann, wenn in der Benennung mehrere Informationen enthalten sind (z.B. Kunde, Projekt, Datum). Achten Sie zudem darauf, dass die Bezeichnung möglichst kurz und prägnant bleibt. Insbesondere deshalb, da sich so auch unter Zeitdruck rasch eine Übersicht der Ablage erkennen lässt und sich schneller einordnen lassen. Des Weiteren lohnt es sich von Beginn an, zu überlegen, welchen Zweck das neu geschaffene System verfolgt. Wie oft und regelmässig wird mit der jeweiligen Einordnung gearbeitet? Geht es um eine rasche interne Zuteilung von einzelnen Dokumenten? Muss eine genaue Ablage geschaffen werden, auf welche unter Zeitdruck zurückgegriffen werden kann? Muss ein neues Archiv aufgebaut werden, um den rechtlichen Vorschriften nachzukommen?