Büroarchiv: Leitfaden zu Rechten und Pflichten

Was wird unter "Archivierung" verstanden?

Bei all den Gesetzen und Vorschriften mag es zu Beginn alles andere als einfach sein, eine Übersicht zu gewinnen. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die wichtigsten Vorschriften für eine korrekte Dokumentenarchivierung lauten. Der Begriff Archivierung kommt aus dem lateinischen "archivum", welches seit dem 15. Jahrhundert regelmässig in der allgemeinen Kanzleisprache verwendet wurde. Zudem wurden Gebäude, welche im antiken Griechenland für die Aufbewahrung von alten Dokumenten verwendet wurden, als "Archeion" bezeichnet. Während zu jener Zeit die Archivierung und Sicherung von physischen Papierrollen und Schriften gemeint war, bezieht sich diese Thematik in der heutigen Zeit vermehrt auf die Speicherung und Aufbewahrung von digitalen Informationen.

Darum ist eine korrekte Archivierung wichtig

Bei der Archivierung werden Informationen so gespeichert, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen und verwendet werden können. Es ist für jedes Unternehmen, jede Organisation oder Behörde wichtig, rechtskonforme Schritte zur Archivierung ihrer Dokumente zu unternehmen, um so die gesetzlichen und rechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie Ihre Dokumente organisieren und archivieren sollten:

• Geordnete Akten erleichtern den Mitarbeiter*innen die Suche nach den benötigten Unterlagen, was weniger Zeitverschwendung beim Durchsuchen ungeordneter Papierstapel bedeutet.

• Sollte es jemals zu einer Prüfung durch Aufsichts- oder Strafverfolgungsbehörden kommen, kann durch eine sorgfältige Aufbewahrung Ihrer Unterlagen nachgewiesen werden, dass alle Verfahren in jeder Phase korrekt eingehalten wurden.

• Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen variieren je nach Art des Dokuments. Wenn die jeweiligen Richtlinien ausser Acht gelassen werden, drohen Strafen wie Bussgelder oder Strafanzeigen.

Tipps für eine ordentliche Aufbewahrung:

• Legen Sie Ordner mit eindeutigen Beschriftungen an, damit Sie später bei Bedarf wissen, wo die Informationen zu finden sind. Mehr dazu in unserem Beitrag "Die passende Ablage: Ordnung halten statt Ordnung schaffen müssen".

• Lassen Sie sensible Informationen niemals unbeaufsichtigt in Ihrem Büro herumliegen, da dies zu unbefugtem Zugriff oder Verlust führen kann.

Wie können Sie also für Ordnung und Sicherheit sorgen? Der erste Schritt besteht darin, zu wissen, welche Akten Sie für welchen Zeitraum aufbewahren müssen. Der zweite Schritt besteht darin, ein System einzurichten, mit dem Sie diese Dokumente bei Bedarf leicht wiederfinden können. Zur Orientierung dienen in diesen Angelegenheiten primär das Obligationenrecht (OR) sowie die Geschäftsbücherverordnung (GebüV).

Folgend eine Übersicht zu den jeweiligen Dokumenten sowie deren rechtlichen Vorschriften:

Bewährte Praktiken für Datenschutz und Zugriffssicherheit

Die folgende Auflistung zeigt die wichtigsten Punkte für eine effektive Einhaltung der Datensicherheit sowie des Schutzes vor unberechtigtem Zugriff.

Vertraulichkeit

• Nur berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die Daten

• Benutzerkontrolle
• Zugangskontrolle
• Zugriffskontrolle

Verfügbarkeit und Integrität

• Systemsicherheit
• Datenintegrität (Korrektheit, Vollständigkeit und Konsistenz von Daten)
• Wiederherstellung
• Speicherkontrolle
• Datenträgerkontrolle

Evidenz und Rückverfolgbarkeit

• Eingabekontrolle
• Bekanntgabekontrolle
• Korrekturkontrolle

Die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen und Aufbewahrungsfristen gewährleistet nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, sondern stärkt auch das Vertrauen von Kunden und Partnern. Durch die Umsetzung der oben genannten Auflistung können Unternehmen nicht nur vor rechtlichen Konsequenzen geschützt werden, sondern durch die geordnete Dokumentenverwaltung eine erhebliche Effizienzsteigerung umsetzen. Die Archivierung im Büro geht schlussendlich über die blosse Aufbewahrung von Akten hinaus und dient als Schlüssel für langfristige Sicherheit, Transparenz und erfolgreiche Geschäftsführung.